회계에서 직무 분리가 중요한 이유를 설명하십시오

회계 부서의 업무 분리는 내부 사기에 대한 기본 방어 역할을합니다. 직원들이 서로의 업무를 확인하게하면 오류를 줄일 수 있지만 단순한 실수로 이익이 같은 정도로 줄어들지는 않습니다. 소규모 기업은 사기로 인해 평균 5 %의 수익을 잃거나 내부 도난으로 16 만 달러의 손실을 입습니다. 회계 그룹 내에서 업무를 분리하면 직원이 회사에서 훔칠 기회가 최소화됩니다.

사기의 삼각형

사기 예방 전문가는 횡령의 조건을 만드는 "사기의 삼각형"을 인식합니다. 이 삼각형은 직원에 대한 재정적 압력, 범죄 행위의 합리화 및 범죄를 저지를 기회로 구성됩니다. 회계 부서 내의 업무 분리는 기회의 시점에서 삼각형을 깨뜨립니다. 다른 사람들이 업무의 중요한 구성 요소를 검토하고 확인한다는 사실을 알면 직원의 기회 인식이 바뀝니다. 직원 사기의 잠재적 비용을 감안할 때이를 방지하기위한 단계에 대한 투자는 좋은 수익을 제공합니다.

미지급금 사기

미지급금은 제대로 모니터링되지 않으면 사기에 대한 많은 기회를 제공합니다. 직원은 허위 청구서를 작성하여 자신이 관리하는 계정에 자금을 지불 할 수 있습니다. 또는 자신에게 수표를 써서 회사 공급 업체 중 하나에 대한 지불로 기록 할 수 있습니다. 아무도 송장을 승인하거나 시스템에 새 공급 업체를 만들거나 수표를 발행 할 수 없도록 기능별로 업무를 분리하면 이러한 가능성이 줄어 듭니다. 한 명 이상의 사람이 사기 행위의 또 다른 원인 인 공급 업체에 대한 환불을 모니터링해야합니다. 공급 업체 승인 및 계약 수락에 대한 엄격한 검토를 요구하면 특혜를 받거나 초과 지불을받는 공급 업체가 지불하는 리베이트를 방지 할 수 있습니다.

사기의 다른 방법

회계 부서 내의 다른 기능은 사기 행위에 대한 유사한 방법을 제공합니다. 가능한 급여 사기에는 과장된 비용 계정, 근무 시간에 대한 허위 주장, 심지어 "유령"직원이 포함됩니다. 마지막 예에서 도둑은 존재하지 않는 직원을 만들고 시간 보고서를 제출하고 월급을 자신의 계정에 입금합니다. 고용 및 지불 기능의 분리는 삼각형에서이 연결을 끊습니다. 고객 계정은 또한 사기 가능성을 만듭니다. 부정직 한 직원은 단순히 고객으로부터 현금으로 지불하거나 수표를 자신의 계좌로 전환 할 수 있습니다. 절도를 숨기기 위해 도둑은 스키밍이라는 계획을 통해 다른 고객의 후속 지불을 전환 할 수 있습니다.

소규모 기업의 업무 분리

대기업은 회계 업무를 부서로 분리하여 자금에 필요한 통제를 제공합니다. 적절한 업무 분리를 만드는 것은 소기업 소유주에게 도전 과제를 제시하지만 극복 할 수없는 문제는 아닙니다. 소기업 소유주는 은행이 월별 명세서를 집으로 배달하도록 할 수 있습니다. 이를 통해 어떤 직원도 다른 사람이보기 전에 증거를 제거 할 기회가 없습니다. 가능하면 소유자는 모든 지불에 서명해야합니다. 수표에 두 개의 서명을 요구하면 사기 수표 작성을 방지 할 수 있습니다. 두 명의 직원 또는 소유자와 회계 담당자가 모든 은행 예금, 급여 항목 및 지출 제출을 검토해야합니다. 이 업무 분담은 모든 사기를 막을 수는 없지만 기회를 줄입니다.